Egregio Signore, Gentile Signora,
sta ricevendo questa informativa privacy (di seguito, la “Informativa”) perché Dental Trey (di seguito, la “Società”) sta trattando, per il tramite di persone debitamente autorizzate e nel rispetto della normativa qui richiamata e degli obblighi di riservatezza in essa previsti, “Dati personali” da Lei forniti nell’ipotesi di segnalazione da parte sua di presunte condotte illecite e/o irregolarità delle quali sia venuta a conoscenza.
La Società è responsabile per il trattamento dei suoi Dati Personali nella misura in cui stabilisce le finalità, nonché le modalità, per le quali e con cui vengono processati, agendo quindi come “Titolare” ai sensi della normativa sulla protezione dei dati personali vigente (Regolamento UE 679/2016, Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali (di seguito, il “Regolamento”), e Decreto Legislativo 196/2003 e s.m.i., Codice della Protezione dei Dati Personali). In questa Informativa, i riferimenti a “noi”, “nostri/nostre” sono riferiti alla Società.
La invitiamo a leggere attentamente la presente Informativa che stabilisce con quali finalità sono trattati i suoi Dati Personali e spiega quali sono i suoi diritti e i nostri doveri nel farlo.
Per qualsiasi ulteriore informazione o chiarimento relativo al trattamento dei suoi Dati Personali, la invitiamo a contattarci al seguente indirizzo e-mail dpo@henryschein.it o tramite il seguente link www.dentaltrey.it.
1 – Quali sono i Dati Personali che trattiamo
Potremmo dover trattare alcuni dei suoi Dati Personali, fra i quali potrebbero rientrare:
- le sue informazioni personali, ove indicate, come: nome, cognome, genere, data e luogo di nascita, nazionalità, codice fiscale, indirizzi postali e/o e-mail, numero di telefono fisso o mobile;
- la sua attuale posizione lavorativa (titolo, posizione e ragione sociale della società dove è impiegato);
- ogni altra informazione presente nella sua segnalazione.
2 – Base giuridica del trattamento
Noi tratteremo i suoi Dati Personali soltanto se previsto o giustificato dalla legge per le specifiche finalità indicate in premessa.
La base giuridica del trattamento è rappresentata dagli obblighi dettati dal D.Lgs. 231/2001, dal D.Lgs. 24/2023 e dalla normativa e dai regolamenti comunque applicabili.
Per questo motivo, tratteremo i suoi Dati Personali solo se:
- il trattamento è necessario per eseguire le attività di verifica ed indagine in ordine alla segnalazione, alla denuncia di presunte condotte illecite e/o irregolarità e per adottare i necessari provvedimenti;
- adempiere ad obblighi di legge o prescrizioni delle Autorità di Vigilanza a cui siamo sottoposti e per gli adempimenti dettati dal D.Lgs. 231/2001 e dal D.Lgs. 24/2023;
- il trattamento è necessario per proteggere i Suoi interessi o diritti fondamentali o quelli di altre persone;
- il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse nostro o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato.
3 – Chi accederà ai suoi Dati Personali e a chi saranno trasferiti
Noi non venderemo, condivideremo, o trasferiremo in altro modo i suoi Dati Personali a terze parti, ad eccezione di quelle indicate nella presente Informativa e che sono riportate qui di seguito:
- personale della Società incaricato di svolgere le attività di cui alle precedenti finalità di trattamento, deputati alla gestione delle Segnalazioni;
- personale della Società incaricato dell’istruttoria;
- nostri fornitori che erogano alla Società servizi e/o prodotti;
- nostri fornitori di soluzioni IT, fornitori di soluzioni in cloud, fornitori di database o consulenti esterni;
- ogni altra terza parte alla quale cediamo o trasferiamo nostri diritti e/o obbligazioni.
Le terze parti sopra richiamate sono obbligate a livello contrattuale a garantire un livello di protezione e confidenzialità dei suoi Dati Personali tale da rispettare ogni obbligo normativo.
I Dati Personali che raccogliamo potrebbero altresì essere trattati, resi accessibili o archiviati in un Paese terzo rispetto a quello in cui ha sede la Società, che potrebbe non offrire lo stesso livello di protezione dei Dati Personali. Qualora trasferissimo i suoi Dati Personali a società esterne con sede in altri paesi, ci accerteremo di proteggerli (i) applicando il livello di protezione richiesto ai sensi delle leggi locali in materia di protezione dei dati, (ii) agendo in conformità alle nostre policy e ai nostri standard e (iii) trasferendo i suoi Dati Personali solo sulla base delle Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea. Lei potrà richiedere informazioni aggiuntive in merito ai trasferimenti internazionali di dati personali e ottenere una copia delle idonee misure di tutela adottate, esercitando i suoi diritti indicati nella seguente Sezione 6.
Per il trasferimento di Dati Personali all’interno delle società appartenenti al Gruppo Henry Schein, la informiamo che quest’ultimo ha in campo un accordo intra-gruppo sulla protezione dei dati personali (applicabile a tutte le entità del Gruppo Henry Schein che potrebbero trattare tali dati per questo specifico processo) che rimanda alle Standard Contractual Clauses approvate dalla Commissione Europea quale sistema che regola i trasferimenti dei dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo, del Regno Unito e della Svizzera per garantire che il predetto trasferimento sia conforme alle normativa in materia di protezione dei dati personali.
4 – Come vengono protetti i suoi Dati Personali
Abbiamo predisposto adeguate misure tecniche e organizzative per assicurare un livello adeguato di protezione e riservatezza dei suoi Dati Personali; ciò al fine di proteggere i suoi Dati Personali contro distruzioni, alterazioni, perdite accidentali o accessi non autorizzati o ogni altra forma illegittima di trattamento degli stessi.
Quindi, quando trattiamo i suoi dati, la Società si impegna a:
- raccogliere e trattare solo i dati che sono necessari, adeguati, rilevanti e non superflui rispetto alle finalità che devono essere raggiunte;
- assicurare che i suoi Dati Personali siano sempre aggiornati e accurati.
5 – Per quanto tempo conserveremo i suoi Dati Personali
Conserveremo i suoi Dati Personali per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti o, alternativamente, per il tempo richiesto dalle normative vigenti o da requisiti regolatori, senza superare i cinque anni previsti dalla norma (a meno di esigenze di legge diverse).
6 – Quali sono i suoi diritti e come può esercitarli
Può esercitare i diritti di seguito elencati secondo le condizioni e i limiti posti dalla normativa vigente:
- il diritto di accesso ai suoi Dati Personali (articolo 15 del Regolamento) da noi trattati, e, se ritiene che le informazioni che abbiamo siano errate, obsolete o incomplete, il diritto di vederle corrette e aggiornate (articolo 16 del Regolamento);
- il diritto di richiedere la cancellazione dei suoi Dati Personali o la limitazione degli stessi a particolari categorie di trattamento (articoli 17 e 18 del Regolamento)
- il diritto di ritirare il suo consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi il pieno valore legale dei trattamenti effettuati prima del ritiro;
- il diritto di opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei Dati Personali (articolo 21 del Regolamento); e
- il diritto di richiedere la portabilità dei Dati Personali (articolo 20 del Regolamento), ovvero che i Dati Personali che ci ha fornito siano restituiti o trasferiti ad una persona da lei scelta, in un formato strutturato, comunemente usato e leggibile da un pc o altro dispositivo elettronico.
Se ha dubbi a riguardo, vuole esercitare i suoi diritti, o se vuole contattare il nostro Responsabile della Protezione dei Dati, può mandare una e-mail a dpo@henryschein.it
Ad ogni modo, le ricordiamo che ha sempre il diritto di presentare un reclamo formale all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.
7 – Come sarà informato sulle modifiche alla Informativa Privacy
Qualsiasi cambiamento futuro o modifica della presente Informativa, anche in relazione alle modalità di trattamento dei suoi Dati Personali così come descritte nella presente Informativa, le saranno comunicati attraverso i consueti canali di comunicazione aziendale (ad esempio tramite la nostra pagina web istituzionale www.dentaltrey.it).